L’étudiant et les impôts

En matière d’impôts, il n’est pas toujours facile de se retrouver, tant les termes techniques utilisés sont souvent déroutants. Les notions comme « année ou période imposable », « exercice d’imposition », « brut imposable », « salaire net », « ressources nettes » ou « brutes » à ne pas dépasser pour rester fiscalement à charge de ses parents, « précompte professionnel »… ne sont pas toujours faciles à assimiler. Cette fiche vous permet d’y voir clair !

Notions

– Année ou période imposable : année de perception des revenus sur lesquels on calcule l’impôt.
– Exercice d’imposition : année qui suit celle de la perception des revenus, durant laquelle le calcul des impôts de l’année précédente est fait.
Exemple : l’impôt sur les revenus perçus durant l’année imposable 2023 se calculera lors de l’exercice d’imposition qui aura lieu au courant de l’année 2024.
– Précompte professionnel : avance sur l’impôt qui sera définitivement dû lors de l’année d’imposition. Le précompte professionnel est retenu tous les mois à la source par l’employeur sur le salaire du travailleur.
– Personne à charge : être fiscalement à charge de ses parents, signifie que l’enfant fait partie du ménage des parents ; que ses ressources nettes ne dépassent pas un certain montant ; et qu’il ne reçoit aucune rémunération qui constitue une charge professionnelle pour eux. Un enfant qui réunit ces conditions est fiscalement à charge de ses parents, ce qui permet à ces derniers de bénéficier d’un avantage fiscal, à savoir une importante réduction d’impôt, comparativement aux parents sans enfant.
– Salaire brut : salaire global, avant la retenue des charges et cotisations obligatoires, comme les cotisations sociales, les impôts, et les autres charges salariales obligatoires
– Salaire brut imposable : salaire après retenue des cotisations sociales.
– Salaire net : salaire que vous recevez sur votre compte bancaire (salaire poche).
N.B. : pour les étudiants, le salaire brut imposable est égal au salaire net, car aucun précompte professionnel n’est normalement prélevé avant le dépassement des 600 heures.
– Ressources brutes : il s’agit de l’ensemble des rentrées régulières et occasionnelles de revenus quelconques, y compris le salaire brut imposable, les contributions alimentaires, allocations de chômage, revenus d’intégration sociale (CPAS)…
– Ressources nettes : il s’agit d’une notion propre au droit fiscal. C’est notamment sur base de cette notion que l’on détermine si un étudiant est toujours fiscalement à charge de ses parents. Nous vous expliquons le calcul ci-dessous.

L’étudiant doit-il déclarer les impôts ?

Hormis quelques exceptions visant notamment les diplomates étrangers, tout habitant du royaume qui est majeur, qu’il soit étudiant ou non, est dans l’obligation de remplir sa propre déclaration d’impôt et cela même s’il n’a pas gagné de revenu. Les impôts à déclarer sont d’origine mondiale, c’est-à-dire que vous devez déclarer même vos revenus gagnés à l’étranger. Si vous n’avez pas gagné de revenu, il suffira simplement de mentionner que vous n’en avez pas gagné, mais il faut au moins soumettre votre déclaration d’impôt. Déclarer ses impôts est donc une obligation, pas un choix !

Les jeunes de moins de 18 ans ne sont pas tenus de déclarer les impôts, sauf lorsqu’ils ont gagné des revenus (par exemple ceux d’un job étudiant).

Quels sont les revenus à déclarer ?

Les revenus à déclarer sont ceux gagnés au cours de l’année civile précédente. Par exemple, en 2024, il faut déclarer les revenus gagnés du 1er janvier au 31 décembre 2023. Dans le langage fiscal, on parle alors de la période imposable et de l’exercice d’imposition. La période imposable correspond à l’année de perception des revenus, tandis que l’exercice d’imposition est l’année qui suit celle de la perception des revenus. Exemple : l’année 2024 est l’exercice d’imposition pour les revenus gagnés au cours de la période imposable 2023.
Les revenus du travail de l’étudiant (y compris l’étudiant étranger résidant en Belgique) sont imposables distinctement des revenus de ses parents, ce qui veut dire que le jeune doit déclarer ses revenus professionnels sur sa propre déclaration d’impôts.

Qu’est-ce que le revenu minimum imposable ?

En Belgique, toute personne (et pas seulement les étudiants) soumise à un impôt des personnes physiques a droit à un minimum de revenus sur lesquels l’État ne peut pas prélever l’impôt, ce qu’on appelle « somme exonérée » ou le revenu minimum imposable. L’idée du revenu minimum imposable veut qu’une personne ne paye pas d’impôts si son revenu annuel global est inférieur à un certain montant.
Ce montant s’élève à :

Revenus 2023 Revenus 2024
Revenu minimum imposable 10.160€ net 10.570€ net

(Si on prend en considération des frais forfaitaires à 30%)

Cette somme exonérée peut augmenter si vous avez des enfants à charge. Ainsi, le revenu minimum sera majoré des montants suivants :

Revenus 2023 Revenus 2024
1 enfant à charge 1.850€ 1.920€
2 enfants à charge 4.760€ 4.950€
3 enfants à charge 10.660€ 11.090€
4 enfants à charge 17.250€ 17.940€
+ de 4 enfants 17.250€ + 6.580€ par enfant supplémentaire 17.940€ + 6.850€ par enfant supplémentaire

Un enfant avec un handicap est considéré comme deux enfants à charge pour la majoration de la somme exonérée d’impôt.

La somme exonérée d’impôt peut encore augmenter si vous êtes imposé isolément ou si vous avez un enfant âgé de moins de trois ans pour lequel vous n’avez pas déduit de frais de garde d’enfant

Qu’est-ce qu’un précompte professionnel ?

Le précompte professionnel est un acompte ou une avance sur l’impôt définitivement dû. Par exemple, lorsqu’un employeur verse un salaire à un travailleur, l’État l’oblige à prélever à la source un impôt sur chaque montant qu’il verse à ce travailleur. C’est ce qu’on appelle le précompte professionnel.

Exceptionnellement, les étudiants jobistes bénéficient d’un régime fiscal favorable. L’État leur accorde un quota de 600 heures par année civile en 2023 et 2024 (475 heures avant) pour lesquelles ils peuvent travailler sans qu’aucun précompte professionnel ne soit prélevé sur les rémunérations dues par l’employeur. De plus, les étudiants ne paient pas de cotisations sociales ordinaires sur ces rémunérations. Ils paient plutôt des cotisations sociales réduites.
Si vous dépassez le quota annuel de 600 heures, aucun précompte professionnel ne sera dû sur les rémunérations payées dans les limites de ce quota. En revanche, le précompte professionnel sera dû sur chaque heure excédentaire.

Que se passe-t-il si l’employeur a prélevé un précompte professionnel sur le revenu d’un job étudiant ou si l’étudiant a un revenu annuel inférieur au minimum imposable mais a été soumis au précompte professionnel ?

En pratique, les employeurs prélèvent le précompte professionnel lorsqu’ils paient leurs salariés et parfois même sur les salaires des étudiants jobistes.

Si cela vous arrive, sachez que le précompte prélevé vous sera remboursé par l’administration fiscale lorsque, après calcul de l’impôt, elle se rend compte que vos heures travaillées ne dépassent pas 600 heures de travail effectif sur une année civile. Si vous avez dépassé le quota d’heures évoqué ci-dessus, le précompte professionnel prélevé sur les heures excédentaires ne vous sera en principe pas remboursé, à moins que votre revenu annuel ne soit inférieur au revenu minimum imposable (voir tableau ci-dessus).
Mais pour que le remboursement du précompte professionnel soit possible, vous devez remplir une déclaration d’impôts au moyen de la fiche de rémunération que vous avez reçue de votre employeur. Si vous ne déclarez pas vos impôts, le précompte professionnel ne vous sera pas remboursé.

Quand et comment remplir vos impôts ?

Le plus souvent, vous recevez un courrier postal du Service Public Fédéral Finances pour vous rappeler votre obligation de déclarer les impôts. Le Service Public Fédéral Finances vous fournit des documents et renseignements utiles pour vous acquitter de votre obligation. Si vous n’avez pas reçu un tel courrier, vous devez en faire la demande directement auprès du Service Public Fédéral Finances via le Call Center au 02/572.57.57 ou via son formulaire de contact

Il y a deux procédés pour envoyer votre déclaration d’impôts :

  • Sur papier ;
  • En ligne via Tax-on-web, au moyen notamment d’une carte d’identité et d’un lecteur de carte.
    La déclaration de vos revenus perçus en 2023 doit être envoyée à l’administration fiscale au plus tard à la fin du premier semestre 2024. Les délais sont plus longs lorsque vous envoyez votre déclaration en ligne. Ils sont encore plus longs lorsque votre déclaration est envoyée en ligne par un expert-comptable. Pour avoir des dates limites précises, n’hésitez pas à communiquer avec le SPF Finances, au 02/572.57.57.
    Vous pouvez rentrer vous-même votre déclaration, la faire remplir par un expert-comptable de votre choix ou par un collaborateur du SPF Finances.
    Depuis quelques années, l’administration fiscale a instauré la procédure de déclaration simplifiée pour les personnes dont la situation fiscale est stable et qui touchent des revenus faciles à retracer, comme le salaire, la pension, les allocations de chômage ou de maladie-invalidité, perçus en Belgique. Les personnes qui perçoivent des revenus tels que ceux perçus à l’étranger ou au titre de travailleur indépendant ou de dirigeant d’entreprise, reçoivent rarement une déclaration simplifiée. Celle-ci est une proposition de déclaration simplifiée de revenus que l’administration fiscale prend l’initiative de vous envoyer, sur la base de vos données fiscales dont elle a connaissance. Vous y trouverez ainsi le montant d’impôt que vous devez payer ou qui vous est remboursé.
    Si vous avez reçu une proposition de déclaration simplifiée, nous vous suggérons de vérifier que toutes les informations qui s’y trouvent sont correctes et complètes. . Vous pouvez compléter et/ou corriger les données qui sont incorrectes ou incomplètes dans la déclaration simplifiée que vous avez reçue. Vous pouvez apporter ces changements soit en ligne via Tax-on-web ; soit via le formulaire papier (si vous avez reçu votre proposition par la poste) ; soit par un expert-comptable.

Que doit déclarer l’étudiant sur sa feuille d’impôts ?

Lorsqu’il remplit sa déclaration d’impôt, l’étudiant indique le montant de ses ressources personnelles :

  • Les rémunérations des jobs étudiants effectués sur l’année civile ;
  • Les contributions alimentaires ;
  • Le précompte professionnel (s’il a été déduit) ;
  • Les revenus de biens immobiliers, mobiliers ou capitaux ;
  • Les indemnités d’assurance maladie-invalidité ;
  • Les revenus de capitaux pour les jeunes majeurs ou émancipés.

Les rémunérations d’un travail étudiant et une contribution alimentaire sont donc à considérer comme des revenus.

Ne doivent pas être déclarés comme des « ressources personnelles » :

  • Les allocations familiales ;
  • Les bourses d’études ;
  • La rémunération de la personne handicapée en atelier protégé ;
  • Le revenu d’intégration sociale (Attention, celui-ci est tout de même pris en compte pour déterminer si un enfant peut être considéré à charge de ses parents).

Qu’est-ce qu’un « avertissement-extrait de rôle » ?

Après avoir reçu et vérifié votre déclaration d’impôts, l’administration fiscale va procéder au calcul de l’impôt et vous enverra ensuite un « avertissement-extrait de rôle » (appelé parfois « note de calcul », « avis d’imposition », « décompte » ou « fiche des impôts »). Il s’agit d’un document qui vous indique le montant que vous devez payer ou qui vous sera remboursé. En cas de remboursement, vérifiez que votre numéro de compte bancaire indiqué sur l’avertissement-extrait de rôle est correct. Si ce n’est pas le cas, contacter le SPF Finances pour demander la rectification. Si vous n’êtes pas d’accord avec le calcul d’imposition, vous pouvez introduire une réclamation.

Conservez précieusement votre avertissement-extrait de rôle, car il est la base généralement utilisée pour prouver les revenus. N’oubliez pas, l’octroi d’avantages sociaux (allocation d’études, prêt social, prime au logement…) est souvent soumis à des conditions de revenus. En général, vous pouvez justifier le montant de vos revenus à l’aide de votre avertissement-extrait de rôle.

L’étudiant peut-il être considéré comme personne à charge du point de vue des impôts ?

Le fait d’être à charge d’un parent (famille d’accueil, tuteur), permet à celui-ci d’avoir des déductions dans le calcul de ses impôts donc de payer moins d’impôts. Pour rester fiscalement à charge de ses parents, l’étudiant doit remplir certaines conditions.

Conditions

  1. Il faut faire partie du ménage, c’est à dire avoir la même résidence principale que le ou les parents au 1er janvier de l’exercice d’imposition (pour les revenus perçus l’année précédente). Ceci n’oblige pas l’étudiant à vivre en permanence sous le même toit, par exemple s’il vit dans un kot ou s’il étudie à l’étranger.
    Les parents séparés peuvent répartir pour moitié l’avantage fiscal pour la charge de leur enfant. C’est ce qu’on appelle le régime de la coparentalité fiscale. Les 4 conditions suivantes doivent toutefois être réunies cumulativement :
    a) Les deux parents ne doivent pas faire partie du même ménage.
    b) Chacun de deux parents doit contribuer à l’entretien de leur enfant commun.
    c) L’hébergement de l’enfant doit être réparti de manière égalitaire entre les deux parents. La preuve de l’hébergement égalitaire peut découler soit :
    – d’une décision judiciaire – prise au plus tard le 1er janvier de l’exercice d’imposition – dans laquelle il est mentionné explicitement que l’hébergement des enfants est réparti de manière égalitaire entre les deux parents.
    OU
    – d’une convention. La convention peut être faite à l’amiable ou passée devant un notaire. Dans tous les cas cependant, la convention doit être soit enregistrée dans le bureau d’enregistrement compétent, soit homologuée par une décision judiciaire. Cela doit être fait au plus tard le 1er janvier de l’exercice d’imposition. Dans cette convention, il doit être explicitement mentionné que l’hébergement de l’enfant est réparti de manière égalitaire entre les deux parents et qu’ils sont disposés à répartir les suppléments à la quotité du revenu exemptée d’impôt pour cet enfant.
    d) Aucun de deux parents ne déduit des rentes alimentaires pour l’enfant.
  2. L’étudiant ne peut avoir reçu une rémunération qui est une charge professionnelle pour ses parents.
    Exemple : Pendant le mois de juillet, Simon a travaillé dans la boulangerie de ses parents. Ceux-ci lui ont payé un salaire qui est considéré pour eux comme charge professionnelle. Il ne pourra pas être considéré comme étant à leur charge du point de vue des impôts.
  3. Le jeune, en tant qu’étudiant-indépendant, ne peut pas avoir reçu une rémunération de chef d’entreprise :
    – qui représente des frais professionnels d’une société dont l’un de ses parents est directement ou indirectement chef d’entreprise et sur laquelle ce parent exerce un contrôle et
    – qui s’élève à plus de 2000€ brut et qui représente plus de la moitié de ses revenus imposables (sans tenir compte de ses éventuelles rentes alimentaires).

  4. Les ressources nettes du jeune ne peuvent pas dépasser un certain montant.
    La notion de ressources est plus large que la notion de revenu. Elle couvre toutes les rentrées régulières ou occasionnelles de revenus quelconques comme par exemple :
    – Les salaires bruts imposables ;
    – Les allocations de chômage ;
    – Les indemnités d’assurance maladie-invalidité ;
    – Les revenus d’intégration sociale (CPAS) ;
    – Les revenus de biens immobiliers (personnes majeures ou émancipées) ;
    – Les revenus de capitaux (personnes majeures ou émancipées) ;
    – Les rentes alimentaires ;
    – Les pensions ;
    – Les bénéfices ou profits de services rendus en dehors de l’exercice d’une activité professionnelle dans le cadre de l’économie collaborative (exonérés d’impôts ou non) ;
    – Les bénéfices ou profits de services rendus à des citoyens, en dehors de l’exercice d’une activité professionnelle (exonérés d’impôts ou non) ;
    – Les indemnités pour le travail associatif (exonérées d’impôts ou non).
    Le plafond des ressources du jeune varie en fonction de la situation familiale de l’étudiant, selon que les parents sont imposés isolément ou qu’ils sont imposés comme conjoints ou cohabitants légaux.

Pour les Revenus 2023 (exercice d’imposition 2024) et les revenus 2024 (exercice d’imposition 2025), les montants maximums des ressources nettes du jeune sont :

Montant maximum ressources nettes 2023 (exercice d’imposition 2024) Montant maximum ressources nettes 2024 (exercice d’imposition 2025)
Parent∙es imposé∙es ensemble 7.010 EUR 7.290 EUR
Parent∙es imposé∙es isolément 7.010 EUR 7.290 EUR
Parent∙es imposé∙es isolément et jeune porteur∙euse d’un handicap lourd 7.010 EUR 7.290 EUR

Le montant des ressources nettes diffère en principe selon que les parents sont imposés isolément ou ensemble.

Ce sera différent pour les exercices d’imposition 2024 et 2025. Pour ces deux exercices d’imposition, la limite la plus élevée sera appliquée pour tous les enfants : 7.010 euros pour l’exercice d’imposition 2024 – revenus 2023 et 7.290 euros pour l’exercice d’imposition 2025 – revenus 2024.

Cette augmentation temporaire est liée à l’augmentation du nombre d’heures qu’un étudiant peut prester avec des cotisations sociales réduites, qui est passé de 475 heures à 600 heures pour les années 2023 et 2024.

Les ressources brutes sont calculées sur base des frais forfaitaires à 20%. En cas de calcul avec les frais réels ou avec le forfait minimum, ce montant n’est pas valide, il faut partir du montant net des ressources.

Ne sont pas pris en compte dans les revenus des jeunes :

  • 3.190€ (revenus 2023) et 3.310€ (revenus 2024) des rémunérations obtenues par des étudiants en exécution d’un contrat de travail d’étudiant et par des élèves en alternance, ainsi que les profits, avantages et rémunérations d’un chef d’entreprise obtenus par des étudiants- indépendants. Ce montant exempté peut donc être ajouté aux plafonds qui déterminent si le jeune est considéré comme à charge de ses parents d’un point de vue fiscal ;
  • La première tranche de 3.820€ (revenus 2023) et 3.980€ (revenus 2024) de contribution alimentaire versée à l’étudiant qui est à charge d’un parent isolé n’est pas non plus prise en compte dans le calcul.
    L’étudiant qui dépasse le montant maximum de ressources ne sera plus considéré comme étant fiscalement à charge des parents et ces derniers devront payer plus d’impôts.
    Quant à l’étudiant, il est tenu de déclarer ses revenus, mais il ne paiera aucun impôt si son revenu annuel ne dépasse pas le revenu minimum imposable.

Qu’en est-il des étudiants en alternance ?

Pendant longtemps, les étudiants qui suivaient une formation en alternance ne pouvaient, dans la plupart des cas, pas conclure de contrat d’occupation d’étudiants. L’arrêté royal du 14 juillet 1995 exécutant la loi relative aux contrats de travail les en interdisait. Cette situation a changé suite à la modification de l’arrêté royal du 14 juillet 1995 précité par un autre arrêté royal du 10 juillet 2017.

En vertu de ce dernier arrêté royal, il est possible de travailler comme étudiant si vous suivez une formation en alternance à condition de ne pas bénéficier d’allocations de chômage ou d’insertion. Il faut également que les heures de travail aient lieu en dehors des heures de cours et des heures de stage. Il faut par ailleurs que votre employeur soit différent de celui auprès duquel vous suivez votre formation pratique, à l’exception des mois de juillet et d’août (A.R. du 10 juillet 2017 modifiant l’arrêté royal du 14 juillet 1995 excluant certaines catégories d’étudiants du champ d’application du Titre VI de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, M.B. 19 juillet 2007, 73590).

Dès lors, les jeunes qui suivent une formation en alternance bénéficient de mêmes avantages fiscaux que les étudiants de plein exercice. Ainsi, la première tranche de 3.190€ (revenus 2023) et 3.310€ (revenus 2024) de revenus perçus par un jeune en alternance dans le cadre de son job étudiant ou de sa formation pratique n’est pas prise en compte dans le plafond. En d’autres termes, un montant de 3.190€ peut être déduit du total des ressources nettes de ce jeune en 2023, afin de déterminer s’il atteint ou non le plafond. La première tranche de 3.820€ (revenus 2023) et 3.980€ (revenus 2024) de contribution alimentaire qui lui est versée n’est pas non plus prise en compte dans le calcul du plafond de ses ressources.

Comment calculer le montant de ses ressources personnelles nettes ?

Pour calculer le montant de ses ressources personnelles nettes, l’étudiant doit prendre en compte le montant brut de toutes ses ressources.
A la fin du mois, chaque travailleur reçoit une fiche de paie sur laquelle est reprise différents montants.

Le montant brut (sur la fiche de paie) à prendre en compte par l’étudiant pour calculer ses ressources nettes est le montant après la déduction ONSS, mais avant la déduction du précompte professionnel (s’il y a été soumis). Ce montant est repris sur la fiche de paie sous les termes de « (salaire) imposable ».

Pour obtenir le montant total de ses ressources personnelles nettes, l’étudiant doit additionner ce montant à toutes ses ressources personnelles. Ensuite, il devra soustraire de ce total les montants déductibles auxquels il a droit et les frais réels ou forfaitaires.

Montants déductibles

  • 3.190€ (revenus 2023) et 3.310€ (revenus 2024) des rémunérations obtenues par des étudiants en exécution d’un contrat de travail d’étudiant et par des élèves en alternance, ainsi que les profits, avantages et rémunérations d’un chef d’entreprise obtenus par des étudiants- indépendants ;
  • La première tranche de 3.820€ (revenus 2023) et 3.980€ (revenus 2024) de contribution alimentaire versée à l’étudiant qui est à charge d’un parent isolé n’est pas non plus prise en compte dans le calcul ;
  • Les frais forfaitaires ou les frais réels, selon ce qui est le plus avantageux pour vous.

Qu’entendre par frais forfaitaires et frais réels ?

  • Les frais forfaitaires (20 % du montant brut imposable annuel diminué de l’exonération de 3.190€ (revenus 2023) et 3.310€ (revenus 2024), avec un minimum de 530€ (revenus 2023) sont un forfait légal que l’administration fiscale vous accorde automatiquement, en tant que salarié ou bénéficiaire d’un profit, pour couvrir vos frais professionnels, notamment ceux que vous avez utilisés pour l’usage personnel de votre voiture pour vos déplacement domicile – lieu de travail ; l’abonnement de transports en commun pour les déplacements vers votre lieu de travail, l’aménagement d’espace dans votre habitation que vous utilisez pour votre profession, ou l’achat de matériel et de littérature que vous financez vous-même. Tout le monde a droit à la déduction des frais forfaitaires. Ces frais ne doivent pas être prouvés, mais ils sont assujettis à une limite maximale de 5.520€ (revenus 2023) ou 5.750€ (revenus 2024).
  • Les frais réels sont les frais professionnels que vous avez effectivement dépensés pour gagner votre revenu, quelle que soit votre profession. Vous pouvez donc demander la déduction des frais réels s’ils sont plus élevés que les frais forfaitaires. Vous devez cependant prouver la réalité de ces frais et apporter la preuve que vous les avez payés vous-même. Si vous justifiez vos frais réels mais que ceux-ci sont inférieurs à ceux résultant de l’application du forfait légal, l’administration appliquera automatiquement la formule la plus avantageuse pour vous.
    Remarque : La déduction de frais forfaitaires et réels n’est possible que pour les rémunérations et les profits. Une telle déduction ne peut être appliquée à une contribution alimentaire que l’on perçoit. En revanche, la contribution alimentaire est déductible par la personne qui l’a versée. Pour des informations à jour, n’hésitez pas consulter la page ad hoc du SPF Finances

Exemples de calcul des ressources nettes

Un calculateur est à votre disposition sur le site du SPF Finances. Ci-dessous, le détail des calculs selon les règles énoncées ci-dessus.

  1. Juliette vit avec ses deux parents. En 2023, Juliette a travaillé sous contrat d’occupation étudiant pendant toute l’année, en tant que technicienne de surface et a gagné un salaire brut imposable annuel de 6.000€ (= salaire net car il s’agit d’une étudiante).
    – Salaire net : 6.000€ – 3.190€ (exonération) = 2.810€ – 562 (frais forfaitaires : 2.810 x 20%) = 2.248€.
    Juliette ne dépasse pas le plafond maximum pour rester à charge de ses parents (7.010€ de ressources nettes).
  2. Max vit avec sa mère qui est imposée isolément et reçoit une contribution alimentaire tous les mois de son père (4.000€). En 2023, Max a travaillé sous contrat d’occupation étudiant pendant toute l’année en tant que vendeur et a gagné un salaire brut imposable de 4500€ (= salaire net pour l’étudiant).
    – Salaire net : 4.500€ – 3.190€ (exonération) = 1.310 – 5301 (frais forfaitaires) = 780€
    – Contribution alimentaire : 4.000€ – 3.820€ (exonération de la 1ère tranche de la contribution alimentaire) = 180€
    Total des ressources nettes : 780€ (salaire) + 180€2 = 960€
    Max ne dépasse pas le plafond maximum pour rester à charge de sa mère (7.010€ de ressources nettes).
  3. Ugo vit avec ses deux parents ; il suit une formation en alternance et perçoit 5500€ nets de sa formation pratique en 2023 :
    – Sans travail étudiant : 5.500€ (salaire brut imposable annuel) – 3.190€ (exonération) = 2.310€ – 530 (frais forfaitaires) [3] = 1.780€.
    Ugo resterait à charge de ses parents car il n’atteint pas le plafond de ressources nettes (7.010€).
    – Avec travail étudiant : 5.500€ (salaire brut imposable annuel) + 7.000€ (salaire brut imposable job étudiant) – 3.190€ (exonération) = 9.310€ – 1.862 (9.310 x 20%) = 7.448€.
    Ugo ne serait plus considéré comme un enfant à charge, car ses revenus dépassent le plafond de 7.010€ nets.

    [1] Ici on applique directement le montant minimum de frais forfaitaires (530€ pour les ressources de 2023), car les frais forfaitaires de Max sont de 262 euros (1.310 x 20% = 262), un montant qui n’atteint pas le minimum déductible.

    [2] Max ne peut pas déduire des frais forfaitaires ou réels de la contribution alimentaire reçue, car la déduction de frais forfaitaires et réels n’est possible que pour les rémunérations et les profits.
    [3] Ici on applique aussi directement le montant minimum de frais forfaitaires (530€ pour les ressources de 2023), car les frais forfaitaires de Ugo sont de 462 euros (2.310 x 20% = 462), un montant qui n’atteint pas le minimum déductible.

Voir aussi :

MAJ 2024

L’étudiant et le travail indépendant

Depuis le 1er janvier 2017, le statut d’étudiant-indépendant (entrepreneur) est en vigueur pour les étudiants entre 18 et 25 ans (Loi du 18 décembre 2016 fixant le statut social et fiscal de l’étudiant-indépendant). L’étudiant qui veut poursuivre ses études tout en exerçant sa propre activité peut avoir accès à ce nouveau statut.

Certains étudiants souhaitent travailler comme indépendant, mais certains employeurs n’engagent des étudiants dans ce cadre, que pour diminuer leurs charges. Or, il ne peut exister de lien de subordination entre le fournisseur du travail et le travailleur indépendant.

En cas de doutes sur la nature salariée ou indépendante de votre relation de travail en tant qu’étudiant, il est possible d’adresser une demande d’avis à la Commission administrative de règlement de la relation de travail.

Il faut noter qu’un étudiant qui effectue un travail indépendant paie toutes les cotisations sociales lui-même (sauf s’il en est exonéré), ce qui peut diminuer considérablement son salaire.

Quels sont les étudiants concernés ?

L’étudiant qui travaille comme indépendant doit être âgé de 18 à 25 ans.

Sous couvert d’émancipation, un jeune peut également devenir étudiant indépendant à partir de 15 ans s’il a suivi (et pas forcément réussi) les 2 premières années de l’enseignement secondaire.

Après l’âge de 25 ans, l’étudiant perd les avantages du statut d’étudiant-indépendant. S’il continue à travailler comme indépendant, il sera soumis aux dispositions générales du statut social indépendant et devra s’assujettir par exemple à titre principal ou à titre complémentaire en fonction de sa situation.

Quelles démarches administratives effectuer ?

Inscription à la Banque Carrefour des entreprises

Vous devez commencer par vous inscrire à la Banque Carrefour des entreprises (registre reprenant toutes les données d’identification concernant les entreprises) afin d’exercer une activité comme indépendant. Cette inscription coûte 105,50 € (2024) et s’effectue auprès d’un Guichet d’Entreprise agréé qui vérifiera si l’activité de l’entreprise est soumise à inscription. L’étudiant indépendant reçoit alors un numéro d’entreprise qu’il devra mentionner dans tous ses documents commerciaux.

En Région wallonne, il faut également avoir obtenu le certificat de connaissance en gestion de base avant de pouvoir s’inscrire.

A Bruxelles et en Région flamande, cette condition a été supprimée.

Assujettissement à la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée)

Dans certains cas, il faut être assujetti à la TVA. Cet assujettissement est déterminé par la nature de l’activité. Par exemple s’il s’agit de livraisons de biens ou de prestations de services, il y aura assujettissement à la TVA.
Ce numéro de TVA est à demander à l’Office de contrôle de la TVA du Service public fédéral Finances ou par l’intermédiaire du Guichet d’Entreprise.
Pour savoir s’il faut ce numéro en fonction de l’activité exercée, il faut s’adresser à un Guichet d’Entreprise ou au service de la TVA du domicile fiscal (celui de votre carte d’identité) pour les personnes physiques et celui du siège administratif pour les personnes morales.

Les adresses sont dans l’annuaire téléphonique sous rubrique «SPF Finances, secteur Taxation TVA» ou sur https://economie.fgov.be/fr/themes/entreprises/creer-une-entreprise/demarches-pour-creer-une/lidentification-la-tva

Accès à la profession

L’accès à certaines professions exercées comme indépendant est réglementé. Il faut donc prouver que l’on possède la formation adéquate. La liste de ces professions est arrêtée par le SPF Économie, PME, Classes moyennes et Énergie.

L’autorisation éventuelle pour exercer une profession réglementée est à demander auprès du Guichet d’Entreprise agréé.

Compte bancaire

Les indépendants sont légalement tenus d’ouvrir un compte bancaire distinct de leur compte privé.

Obligations comptables

Les étudiants indépendants sont soumis à certaines dispositions comptables en fonction du chiffre d’affaires : livres comptables, inventaires, comptes annuels, etc…

L’étudiant travailleur indépendant et la sécurité sociale

L’étudiant qui désire exercer une activité indépendante peut obtenir le statut d’étudiant-indépendant. Il doit, comme tout indépendant, s’inscrire et cotiser à une Caisse d’assurances sociales pour travailleurs indépendants ou auprès de la Caisse nationale auxiliaire d’assurances sociales des travailleurs indépendants.

L’assujettissement de l’étudiant débutera uniquement s’il remplit toutes les conditions reprises dans l’Arrêté royal n°38 du 27/07/1967, mis à jour au 29/12/2023, le 1er trimestre au cours duquel sa demande est introduite ou à partir du trimestre mentionné dans la demande qu’il aura introduite auprès de sa Caisse d’assurances sociales. (A.R. d’exécution du 19/12/1967, mis à jour au 05/12/2023).
S’il ne remplit pas les conditions, son assujettissement débutera le premier trimestre au cours duquel il remplira les conditions.

Quelles sont les conditions ?

Condition d’âge :

  • L’étudiant doit avoir entre 18 et 25 ans et bénéficier encore des allocations familiales.

Conditions d’études :

  • L’étudiant doit être inscrit dans un établissement d’enseignement pendant une année scolaire ou académique en Belgique ou à l’étranger.
    L’établissement doit être reconnu par les autorités compétentes en Belgique ou s’il s’agit d’un établissement à l’étranger, son programme doit être reconnu par les autorités compétentes du pays.
  • Les études suivies par l’étudiant doivent comporter au moins 27 crédits ou 17 heures de cours par semaine si ses études ne sont pas exprimées en crédits. Les deux périodes suivantes sont également prises en compte :
    – Les stages s’ils font partie du cursus scolaire ;
    – Une année (maximum) préparatoire d’un mémoire de fin d’études et jusqu’à la remise du mémoire.
  • L’étudiant doit suivre régulièrement les cours et doit être en mesure de fournir à sa caisse :
    – Une attestation qui reconnaît qu’il a participé à ses cours et ses examens ;
    OU
    – Une attestation prouvant que l’étudiant est accompagné par l’établissement scolaire pour un projet entrepreneurial ;
    OU
    – Tous documents justificatifs pouvant établir qu’en raison d’un cas de force majeure indépendant de sa volonté, il n’a pas pu suivre régulièrement ses cours ou participer à ses examens.

Quand prend fin l’assujettissement ?

  • A partir du trimestre au cours duquel l’étudiant ne remplit plus les conditions relatives à l’exercice d’une activité indépendante ;
  • A partir du trimestre au cours duquel l’étudiant ne remplit plus les conditions relatives aux études ;
  • A partir du 4ème trimestre de l’année au cours duquel l’étudiant atteint 25 ans ;
  • A partir du trimestre au cours duquel prend effet la demande de renonciation au statut d’étudiant-indépendant.

Paiement des cotisations sociales

L’étudiant-indépendant doit payer des cotisations sociales en fonction du montant des revenus professionnels qu’il gagne pendant l’année.
Néanmoins, il est exempté du paiement de cotisations sociales lorsque ses revenus ne dépassent pas un certain montant par année civile.

Pour l’année civile 2024 :

  • Il ne paie pas de cotisations sociales si son revenu annuel est inférieur à 8.430,72€
  • Il paie des cotisations sociales réduites de 20,5% sur la tranche située entre 8.430,72€ et 16.861,46€
  • Il paie des cotisations sociales normales si son revenu annuel est supérieur à 16.861,46€. Il sera alors considéré comme indépendant à titre principal.

Par « revenu », on entend ici le revenu annuel réel net (brut moins charges professionnelles éventuelles).

Remarques

Un étudiant étranger provenant d’un pays extérieur à l’Espace Économique Européen doit être titulaire d’une carte professionnelle pour exercer une activité indépendante.

Cette carte professionnelle est à demander :

  •  Auprès du poste diplomatique ou consulaire belge de son pays de résidence, pour la personne qui vit à l’étranger ;
  • Auprès du guichet d’entreprises agréé de votre choix, pour la personne qui dispose d’une «attestation d’immatriculation modèle A» ou d’un «certificat d’inscription au registre des étrangers» en ordre de validité ;
  • Attention : une personne qui, pour des motifs de sécurité, ne peut introduire sa demande dans son pays de résidence peut effectuer cette démarche soit auprès d’un poste diplomatique ou consulaire belge dans un autre pays, soit auprès d’une administration communale belge.

La carte professionnelle coûte :

– 140€ pour la 1ère demande auprès d’un guichet d’entreprises ou d’un poste diplomatique ou consulaire
– 90€ par année de validité lorsque le guichet d’entreprises délivre la carte.

Néanmoins, sont notamment dispensés de cette formalité, les étrangers titulaires de la carte d’identité d’étranger (carte électronique C) ou d’un CIRE à durée illimitée (carte électronique B), les réfugiés politiques, les ressortissants d’un État membre de l’Espace économique européen (les états-membres de l’Union européenne, la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein), et ressortissants de la Suisse

Plus de détails sur les dispenses : Qui est dispensé de la carte professionnelle ?

  • Pour exercer un commerce ambulant (vente à domicile, sur les marchés, sur la voie publique), il faut obtenir une carte de marchand ambulant auprès du Guichet d’Entreprise agréé.
  •  Pour l’exercice de certaines professions (dans les établissements qui fabriquent ou vendent des denrées alimentaires), il faut demander une autorisation préalable en matière de santé et d’hygiène à l’Agence fédérale pour la sécurité et la chaîne alimentaire (AFSCA).
  • En ce qui concerne les montants de revenus maximums permettant de rester fiscalement à charge des parents, les règles sont les mêmes que celles citées pour le contrat d’occupation étudiant.
  • L’étudiant-indépendant peut maintenir ses droits aux soins de santé. Le paiement de cotisations sociales réduites ou de cotisations sociales normales permet à l’étudiant-indépendant de bénéficier de certains droits en cas d’incapacité de travail/d’indemnité d’invalidité/de maternité. Il doit pour cela se renseigner auprès de sa mutuelle, de sa caisse d’assurances sociales ou auprès de l’INASTI.
  • Pour les allocations familiales, en Wallonie ou à Bruxelles, les caisses considèrent que l’étudiant-indépendant maintient ses droits tant qu’il est exonéré des cotisations sociales (voir ci-dessus).  Si cependant, vous devenez indépendant à titre principal, il faudra fournir à votre caisse d’allocations familiales une déclaration sur l’honneur reprenant le nombre d’heures prestées par trimestre pour votre activité. Si vous dépassez le quota de 240h, ils mettront fin au paiement des allocations familiales.

L’étudiant qui veut exercer une activité indépendante doit s’informer de ses obligations et de ses droits afin de ne pas avoir de mauvaises surprises, notamment au niveau financier.

Voir aussi :

MAJ 2024

Job étudiant : résumé de la législation

Job étudiant : quand le contrat est-il soumis à l’ONSS ?

La sécurité sociale, c’est un peu comme si nous avions tous une assurance en commun, qui nous permet d’avoir, une protection (c’est-à-dire un revenu) dans un certain nombre de situations : chômage, accidents de travail, maladies professionnelles, assurance maladie-invalidité, vacances annuelles, pensions, prestations familiales, revenu d’intégration, etc.
Pour alimenter la sécurité sociale, les travailleurs et les employeurs paient des cotisations sociales ou cotisations ONSS (Office national de la sécurité sociale).

Les cotisations ordinaires de sécurité sociale, prélevées sur le salaire du travailleur, s’élèvent à environ 13,07% du salaire brut.
Les étudiants et les employeurs qui les engagent peuvent bénéficier, sous certaines conditions, d’une réduction de ces cotisations.

Durant une période de travail donnée, l’étudiant et l’employeur sont soumis uniquement aux cotisations de solidarité.
Par heures de travail, on entend : les heures de travail effectives. L’étudiant peut répartir ses heures de travail comme il le souhaite : travailler sur les 2 mois de vacances d’été ou travailler en partie pendant l’année et en partie pendant les vacances.

Le quota accordé aux étudiants est de 600 heures par année civile, de janvier à décembre. Ce quota est valable pour les années civiles 2023 et 2024. Pendant 600 heures, l’étudiant et son employeur ne paieront donc que des cotisations sociales réduites.

Cotisations de solidarité

La rémunération versée aux étudiants occupés pour 600 heures de travail effectifs maximum durant l’année est soumise à une cotisation de solidarité ou cotisation ONSS réduite.
Le montant de cette cotisation de solidarité est de 2,71 % pour l’étudiant et de 5,42% à charge de l’employeur. Cela veut dire que l’employeur retiendra 2,71% sur le salaire brut de l’étudiant pour la Sécurité sociale et qu’il paiera lui-même 5,42% à l’ONSS.

Après la conclusion et la signature du contrat de travail d’occupation étudiant, l’employeur doit effectuer une Dimona « STU » et des multi-Dimonas « DmfA » (Dimona = Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) pour déclarer auprès de l’ONSS les heures que l’étudiant va prester par trimestre afin que soient appliquées les cotisations de solidarité.
Si l’employeur effectue sa déclaration Dimona tardivement (plusieurs jours après des prestations) toutes les heures prestées par l’étudiant seront comptabilisées sous cotisations sociales ordinaires (13,07%) et ne seront pas déduites du contingent des 600 heures de l’étudiant même s’il lui reste des heures disponibles.

Dépassement des 600 heures sous cotisations de solidarité

Les heures prestées après l’épuisement des 600 heures ne sont plus soumises aux cotisations de solidarité mais aux cotisations sociales ordinaires.

Les heures réservées par un employeur dépassant le contingent d’heures disponibles pour l’étudiant seront automatiquement soumises aux cotisations sociales ordinaires. L’employeur recevra un avertissement de l’ONSS lui indiquant le nombre d’heures dépassant du contingent de l’étudiant et qui ne sera donc pas soumis aux cotisations de solidarité. L’employeur devra introduire une demande de modification de sa Dimona pour régulariser la situation.

Règles spécifiques liées à certains secteurs

Secteur des soins

Pour faire face à la pénurie de main d’œuvre dans le secteur des soins, l’Etat belge avait prévu de neutraliser les heures effectuées par l’étudiant durant l’année 2022, ainsi qu’au premier trimestre de l’année 2023 (jusqu’au 31 mars 2023). Les heures prestées durant cette période n’entraient donc pas dans le contingent de 475 heures pour l’année 2022, et 600 heures en 2023. La mesure a toutefois pris fin en avril 2023. Depuis lors, le travail étudiant dans le secteur des soins est à nouveau limité à 600h.

Plus d’informations sur student@work.

50 jours supplémentaires dans l’Horeca

Les employeurs du secteur de l’Horeca (nom collectif pour désigner les hôtels, restaurants, cafés et établissements rattachés) peuvent librement choisir d’employer un jeune soit sous contrat étudiant soit comme travailleur occasionnel.

Un étudiant pourra donc bénéficier de 600 heures sous cotisations de solidarité et de 50 jours comme travailleur occasionnel dans le secteur Horeca.

Les 50 jours Horeca doivent être déclarés sous le statut de travailleur occasionnel. Une cotisation ordinaire (13,07%) sera prélevée sur un forfait horaire de 10,08€ sur un forfait journalier de 60,48€ (montants indexés en 2023).

Exemple : Marc a travaillé 2 jours en tant que serveur. Il a travaillé 8h par jour pour une rémunération de 11€ de l’heure. Sa rémunération était de 176€ pour les 2 jours.
L’ONSS ne calculera pas les cotisations ordinaires de 13,07% sur le montant qu’il a gagné réellement, mais sur le forfait journalier.

Le travailleur étudiant ne doit pas obligatoirement épuiser préalablement son contingent de 600 heures de travail étudiant (cotisations sociales réduites sur la rémunération réelle) et peut directement travailler sous le régime des 50 jours-travailleur occasionnel (cotisations sociales normales sur un montant forfaitaire).

Une fois les deux contingents épuisés, la rémunération de l’étudiant sera soumise aux cotisations sociales ordinaires.
Les étudiants peuvent consulter leur contingent de jours de travail restants dans l’Horeca et imprimer une attestation sur horeca@work.

Calcul et vérification du contingent d’heures de travail

Le contingent de 600 heures n’inclut que les heures réellement prestées par l’étudiant. Les heures des jours fériés, des jours de maladie payés et toutes autres heures payées, mais qui ne sont pas réellement prestées par l’étudiant ne doivent pas être déduites du contingent d’heures de celui-ci.
Cependant, ces heures doivent être payées et ajoutées à la rémunération de l’étudiant pour le calcul des cotisations de solidarité.

Le site https://www.studentatwork.be/fr/a-propos-student-at-work/index.html permet à l’étudiant et à son employeur de calculer le nombre d’heures de travail et de respecter les 600 heures de travail donnant droit aux cotisations de solidarité.

L’étudiant peut également imprimer une attestation avec le nombre d’heures qu’il lui reste à prester sous cotisations ONSS réduites.
Pour pouvoir avoir accès à ses données personnelles, une inscription est indispensable.

Pour s’inscrire sur le site, l’étudiant doit être en possession d’une identification avec :

  • Un lecteur de carte d’identité
    OU
  • L’application « itsme »
    OU
  • Un code unique généré par une application mobile (smartphone ou tablette)
    OU
  • Un code de sécurité envoyé par e-mail
    OU
  • Une identification électronique européenne reconnue au plan Européen

Le portail de Student@work donne accès à plusieurs types d’informations :

  • Le nombre d’heures restant pour pouvoir bénéficier de cotisations sociales réduites afin de ne pas dépasser les 600 heures ;
  • Une attestation que l’étudiant peut fournir à un futur employeur, avec le quota d’heures qu’il lui reste ;
  • Un aperçu de tous les jobs d’étudiant déjà effectués ou en cours ;
  • Le salaire brut des trimestres précédents.

Exonération de cotisations ONSS liée au type de contrat

Chaque travailleur et notamment l’étudiant peut échapper à l’assujettissement à l’ONSS dans les cas suivants :

Travail occasionnel

Pour les besoins du ménage, chez un ou plusieurs employeurs, au maximum 8 heures par semaine (prestations d’ordre intellectuel : baby-sitting, etc.) ;

Travail dans le secteur socioculturel

Pour autant que l’organisme soit reconnu par un ministère et que le travailleur y travaille maximum 300 heures par an sachant qu’il existe un plafond trimestriel de 100 heures (sauf pour le troisième trimestre où le plafond est de 190 heures).
Dans le secteur sportif, le contingent sera plus important à savoir 450 heures par an, avec un plafond trimestriel de 150 heures (sauf pour le troisième trimestre où le plafond sera de 285 heures). En ce qui concerne les étudiants jobistes, le nouveau contingent annuel sera de 190 heures. Ce qui veut dire qu’un étudiant pourra cumuler, au cours d’une même année civile, au maximum 190 heures de travail dans le cadre du régime d’exonération relatif aux secteurs socioculturel et sportif. S’il dépasse ces 190 heures, les heures en surplus seront décomptées de son quota annuel de travail étudiant (600 heures) ;

Travail saisonnier

Dans l’agriculture et l’horticulture (vendanges, cueillette de fruits, de houblon, de fraises, de tabac…) : horticulture maximum 100 jours par année civile ; agriculture 50 jours maximum par année civile.

Attention : il est à noter aussi que les étudiants qui travaillent depuis au moins 12 mois de manière ininterrompue pour un même employeur deviennent des travailleurs « ordinaires » et ne peuvent plus conclure de contrat d’occupation étudiant avec cet employeur, de manière définitive (donc même les années suivantes).

Remarque

L’étudiant ne cotisant pas, il n’a pas le droit à des congés payés. Si malgré tout, votre employeur vous accorde des congés, alors ce seront toujours des congés sans solde (non-rémunérés).

Quant à la prime de fin d’année (« treizième mois), il faut consulter votre CCT (convention collective de travail) ou votre contrat de travail. Pour autant, il y a peu de chances qu’un étudiant jobiste y ait droit. En effet, généralement, il faut avoir travaillé pendant une période de temps assez longue pour pouvoir en bénéficier (par exemple 6 mois). Or, c’est rarement le cas pour les étudiants.

Voir aussi :

MAJ 2024

Le contrat d’occupation étudiant, c’est quoi ?

Généralités

D’une manière générale, différents types de contrats peuvent être conclus lorsqu’on travaille. La loi belge du 3/07/1978 sur les contrats de travail (màj 29/12/2023) distingue : le contrat de travail d’ouvrier, le contrat de travail d’employé, le contrat de travail de représentant de commerce, le contrat de travail domestique et le contrat d’occupation d’étudiant.

Dans certains cas, l’étudiant peut travailler sous statut indépendant.

Le « contrat d’occupation d’étudiant » (c’est son titre exact) est un contrat de travail conclu entre un étudiant et un employeur, par lequel l’étudiant s’engage à effectuer des prestations de travail contre rémunération, sous l’autorité de cet employeur, et selon des conditions définies dans le contrat (voir exemplaire type en annexe).

Le contrat de travail étudiant est un contrat de travail ordinaire d’ouvrier ou d’employé par exemple. Cependant, des conditions supplémentaires viennent s’y greffer, inhérentes à la situation de l’étudiant confronté occasionnellement au marché de l’emploi et qui n’a pas encore d’expérience sur ce marché. Il y a notamment des règles spécifiques en lien avec la santé et la sécurité au travail, ainsi que le travail de nuit.

L’étudiant qui se lance sur le marché du travail et qui rentre dans les conditions pour conclure un contrat d’occupation d’étudiant doit donc obligatoirement se voir offrir un contrat d’occupation d’étudiant et non un contrat de travail ordinaire. L’employeur n’a pas le choix.

Comme pour tout travail, un contrat écrit est obligatoire et doit être signé au plus tard au moment de l’entrée en service, en deux exemplaires. Ne pas avoir de contrat est la porte ouverte à toutes sortes d’abus : salaire insuffisant ou impayé, horaires abusifs, absence d’assurance. Un contrat de travail conclu par un étudiant qui ne s’intitule pas « contrat d’occupation étudiant » est un contrat de travail « ordinaire », d’employé ou d’ouvrier selon que les activités exercées sont essentiellement intellectuelles ou manuelles.

L’étudiant doit être attentif s’il veut garder sa qualité de personne à charge : être personne à charge ne signifie pas la même chose du point de vue des impôts, du maintien des allocations familiales et de la mutuelle. Il est donc important de se renseigner précisément.

A noter aussi que certains étudiants travaillent par l’intermédiaire d’une agence d’intérim dans une entreprise. Dans ce cas, c’est l’agence qui est l’employeur de l’étudiant.

Rappelons qu’en matière de contrat de travail étudiant comme pour tout contrat de travail :

Les caractéristiques générales du contrat d’étudiant

Pour chaque étudiant, un contrat d’occupation écrit (voir contrat type) est conclu, en double exemplaire, au plus tard au moment de l’entrée en service. Si ce n’était pas le cas, l’étudiant effectuerait un travail « au noir », c’est-à-dire une activité professionnelle non déclarée par l’employeur auprès des administrations compétentes (Contrôle des lois sociales, Sécurité sociale, ONSS). L’étudiant n’aurait, dans ce cas, aucune couverture sociale ce qui peut être redoutable en cas d’accident de travail. Un travail au noir n’apporte de surcroît aucune garantie quant aux conditions de travail et à la rémunération.

Attention donc au travail de vente en rue souvent sans contrat, aux employeurs qui exigent que l’étudiant effectue une journée de « stage » en général non rémunéré, aux entreprises qui réclament des frais de « constitution de dossier », etc.

L’étudiant majeur peut décider seul de tout ce qui concerne son travail.
L’étudiant mineur peut conclure et résilier seul son contrat. Il peut, également, percevoir seul son salaire. L’accord des parents est toujours présumé. S’il y a opposition des parents ou du tuteur, ceux-ci sont tenus de faire connaître leur refus à l’employeur.
Si l’intérêt du mineur l’exige, le Tribunal de la Famille et de la Jeunesse peut accorder l’autorisation à la demande du procureur du Roi ou d’un autre membre de la famille.

Certains employeurs incluent une clause au contrat ou ajoutent un document annexe qui est une déclaration sur l’honneur. L’étudiant y déclare s’il a oui ou non signé un autre contrat chez un employeur. Ceci est fait pour que l’employeur qui l’engage et l’étudiant paient uniquement des cotisations ONSS de solidarité. Le site  student@work permet à l’étudiant et à son employeur de respecter les 600 heures de travail, donnant droit aux cotisations de solidarité et de vérifier le nombre d’heures de travail déjà effectuées par l’étudiant.

Pour l’Horeca, le calcul est différent. Les étudiants peuvent également consulter leur contingent de jours de travail restant et imprimer une attestation sur le site horeca@work.

Quels sont les éléments obligatoires dans le contrat écrit ?

  • L’identité, la date de naissance, le domicile, et éventuellement la résidence de l’employeur et de l’étudiant ;
  • La date de début et de fin de l’exécution du contrat ;
  • Le lieu d’exécution du contrat ;
  • La description résumée du travail à prester ;
  • La durée et les modalités de la période d’essai ;
  • La durée journalière et hebdomadaire du travail ;
  • L’applicabilité de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération ;
  • La rémunération convenue ou à défaut le mode et la base de calcul ;
  • La périodicité du paiement de la rémunération (journée, semaine, quinzaine, mois) ;
  • Le lieu où sera logé l’étudiant, si l’employeur s’est engagé à le loger ;
  • La commission paritaire compétente ;
  • Le commencement et la fin de la journée de travail régulière, le moment et la durée des intervalles de repos, les jours d’arrêt régulier du travail ;
  • L’endroit où se trouve la boîte de secours exigée par le règlement général pour la protection du travail ;
  • L’endroit où l’on peut atteindre la personne désignée pour donner les premiers soins et la façon dont on peut l’atteindre en application du règlement général pour la protection du travail ;
  • Le cas échéant, les noms et les possibilités de contact des représentants des travailleurs au sein du conseil d’entreprise ;
  • Le cas échéant, les noms et les possibilités de contact des représentants des travailleurs au sein du comité pour la prévention et la protection au travail ;
  • Le cas échéant, les noms et les possibilités de contact des membres de la délégation syndicale ;
  • L’adresse et le numéro de téléphone du service médical de l’entreprise ou interentreprises ;
  • L’adresse et le numéro de téléphone du Contrôle des lois sociales du district dans lequel l’étudiant est occupé.

Si les huit dernières mentions figurent dans le règlement de travail, il suffira de s’y référer dans le contrat de travail.

L’étudiant doit recevoir le premier jour de travail un exemplaire du règlement de travail de l’entreprise où seront mentionnées les conditions de travail. Le contrat doit être établi en 2 exemplaires : un pour l’employeur, un pour l’étudiant.

Les employeurs doivent effectuer eux-mêmes une « déclaration immédiate de l’emploi » (Dimona). Cette déclaration peut se faire via différents canaux expliqués sur le site de l’ONSS.

Pour toutes questions ou problèmes, il est possible de joindre l’ONSS :

Office National de Sécurité Sociale
Place Victor Horta, 11
1060 Bruxelles
02/509.59.59
Du lundi au vendredi de 9h à 12h ou sur rdv
Par mail : contact@onss.fgov.be
https://www.onss.be/contactez-nous

Que faire si l’étudiant ne reçoit pas de copie du contrat, s’il n’a pas de contrat écrit, si le contrat ne contient pas les mentions obligatoires ?

Si le contrat ne contient pas les éléments essentiels qu’il doit obligatoirement contenir, si la Dimona n’a pas été effectuée dans les délais voulus, l’étudiant peut mettre fin au contrat à tout moment sans préavis ni indemnité et devra recevoir son salaire pour la période déjà prestée.

Le contrat d’occupation d’étudiant est considéré par la loi comme un document social. Si l’employeur n’établit pas de contrat d’occupation étudiant, suite à une plainte, il pourrait être sanctionné : recevoir des amendes administratives ou même des peines correctionnelles.

Voir aussi :

MAJ 2024

Période d’essai et test de recrutement

La période d’essai n’existe plus pour les contrats ordinaires de travail depuis 2014. Le contrat d’occupation d’étudiant et le contrat de travail intérimaire continuent toutefois à bénéficier d’une période d’essai. Le contrat de travail étudiant ne doit pas prévoir explicitement de période d’essai. Celle-ci est automatiquement prestée par l’étudiant qu’elle soit mentionnée ou non dans le contrat de travail.

La période d’essai existe pour évaluer la qualité de votre travail. Elle permet à l’employeur de juger si vous convenez pour le job proposé. Cette période d’essai doit être rémunérée puisqu’elle s’effectue dans le cadre du contrat de travail.

Durée de l’essai

« Les trois premiers jours de travail sont considérés comme période d’essai. Jusqu’à l’expiration de cette période, chacune des parties peut mettre fin au contrat, sans préavis ni indemnité. Lorsqu’un étudiant est occupé dans la même fonction, par le biais de contrats de travail étudiants successifs, les périodes d’essai successives sont interdites » (article 127 de la Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, mise à jour le 29/12/2023).

La durée de la période d’essai s’élève automatiquement à 3 jours de travail, qu’elle soit prévue ou pas dans le contrat. Les 3 premiers jours d’un contrat d’occupation étudiant constituent toujours une période d’essai.

Attention donc aux employeurs qui veulent que l’étudiant fasse une journée d’essai sans contrat, c’est du travail au noir et l’étudiant ne sera pas couvert pour les accidents (s’il travaille sur une machine par exemple). De plus, il ne sera vraisemblablement pas payé pour sa journée d’essai et ne sera même pas en mesure de prouver qu’il a travaillé à l’essai. Le seul test que l’employeur est susceptible de faire passer avant la signature du contrat est le test de recrutement (voir ci-dessous).

Depuis novembre 2022, la loi interdit explicitement les périodes d’essai successives lorsqu’un étudiant occupe la même fonction au fil de contrats d’étudiant successifs. Cette nouvelle mention contractuelle est une obligation découlant de la Loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne.

Suspension de la période d’essai

La durée de la période d’essai ne peut être prolongée, même en cas de suspension de l’exécution du contrat de travail durant la période d’essai (en cas de maladie ou d’accident).

Licenciement pendant la période d’essai

Pendant les 3 premiers jours, l’employeur comme l’étudiant peuvent résilier le contrat sans préavis et sans indemnité, à la fin de la journée de travail. Après ces 3 premiers jours, tant l’employeur que l’étudiant devront respecter les règles légales de préavis si le contrat est rompu avant son terme.

Les tests de recrutement

De nombreuses entreprises procèdent à des tests de recrutement avant d’engager un étudiant.
Ces tests ne doivent pas être confondus avec la période d’essai de 3 jours prévue automatiquement dans un contrat d’occupation étudiant.

Un test de recrutement est destiné à évaluer les capacités, les compétences et parfois la personnalité du travailleur pour l’emploi pour lequel on veut l’engager. Il se situe donc bien avant la signature du contrat de travail. Le test ne doit pas être rentable pour l’entreprise, ni rémunéré.
Ce test doit avoir une durée proportionnelle aux capacités que l’employeur veut évaluer. Il doit durer quelques heures et pas plusieurs jours. L’employeur peut par contre prévoir de répartir plusieurs heures sur quelques jours.

Exemple : Un employeur demande à un étudiant de venir faire un test afin d’évaluer ses connaissances informatiques étant donné que le job proposé consiste à encoder des données dans un ordinateur.

Un document doit être fourni par l’employeur au travailleur. Ce document doit mentionner la durée du test, qu’il est fait pour évaluer les capacités du travailleur et qu’il est non rémunéré et non rentable pour l’entreprise. Ce document n’est pas un contrat, mais il doit être signé par les deux parties en guise d’accord et de preuve.

Si le test s’avère rentable (pendant un ou plusieurs jours) et est rémunéré par l’employeur, il peut s’agir d’un contrat de travail oral à durée indéterminée. Les règles relatives à un contrat de travail ordinaire s’appliqueront dans ce cas. L’employeur peut se voir infliger une amende en cas d’inspection durant un jour de test, s’il s’avère que le travailleur n’a pas signé de contrat de travail ou de document prouvant le test n’est pas rentable pour l’entreprise.

Le fait qu’un étudiant soit testé en étant placé à la caisse d’un magasin pendant une journée ou une après-midi n’est clairement pas un test de recrutement mais un « essai » illégal. Le travail du jeune à la caisse profite en effet à l’employeur et le jeune qui n’a signé aucun contrat effectue donc un travail au noir sans aucune garantie de rémunération. Dans ce type de situation, lorsqu’un jeune étudiant s’est « fait avoir », il est conseillé de contacter le Contrôle des lois sociales de sa région pour porter plainte.

Voir aussi :

MAJ 2024